Workflow/ワークフロー

Workflow System

G Suiteの機能を最大限活用した電子申請ツール

G Suiteと連携して標準機能環境を最大限に活用
G Suiteと連携してスムーズに申請・承認!

Coo Kai Workflowは G Suiteのユーザー・グループと連携して、申請・承認を行うクラウド型のワークフローアプリケーションです。スプレッドシートを使用するため、自由な形式の申請書で運用することが可能です。全ての申請書を1ユーザーの Google ドライブに格納することで、書類を一元管理することができます。また、申請書はスプレッドシート形式で保存されるためローカルドライブの容量も圧迫することはありません。

Coo Kai Workflowの画面について

本サービスには機能別に3つの画面があります。

本サービスの特徴について

Google インフラの為、拡張性・継続性が優れている(クラウド提供)
G Suite 上で稼働するサービスであるためスケールアップが容易です。一部のみの限定運用でテストしていただき、のちに全社展開してゆくスタートアップも可能です。また、データは世界各地に分散保管されているため、大規模災害においてもサービス継続提供が可能です。
G Suiteアカウント・グループをそのまま利用可能
本サービス上でのユーザー追加・削除作業は不要です。ワークフローにおいての承認・回覧者はアカウント単位・グループ単位の他に設定した「役職・担当」単位も可能です。
業務に合わせた柔軟な承認経路設定
各承認ステップについて、承認者をアカウント、グループ、役職・担当単位で指定することが可能です。また、全員/誰か一人の承認種別が選択可能です。さらに会社内の全課長を「課長」として登録した場合、申請に対して「最も直属/組織内全員/全員」と承認者を選択することも可能です。
グループ企業ごとの管理
グループ企業ごとに申請書ひな型・経路の管理および管理者を設定することが可能です。
スプレッドシートによる申請書
スプレッドシートで申請書を作成することができます。運用管理者がエクセルで作成したような紙ベースでの申請書に近い、低学習コストで自由なレイアウトの申請書雛型を準備することができます。
Webインターフェースによる申請書
各入力パーツ(ラベル、テキストボックス、日付入力等)を組み合わせて申請書のひな型を作成することが可能です。
APIによる外部システム連携が可能
申請書データ取得APIを公開しております。 オンプレミス環境を含め、お客様社内システムとの連携が可能です。
※APIアクセスには認証が必要
ワークフロー外部から直接申請画面へリンク可能
通常、申請時に申請情報を入力するまでに2ステップ必要となりますが、申請書ひな型単位で存在する申請用URLを Google サイト等に貼り付けることにより、1ステップで申請画面へジャンプすることが可能となります。

機能一覧

ユーザー

機能名 内容
一覧 承認メニュー:未承認、承認予定、履歴が一覧表示されます。
申請メニュー:申請中、履歴、下書きが一覧表示されます。
回覧メニュー:回覧対象の申請書が一覧表示されます。
申請 区分からひな型を選択し、各種申請を行います。下書きとして保存、過去の申請からコピーも可能です。申請中の申請書は、申請者から取り消しができます。
承認・却下・
差し戻し
申請書に対して、承認・却下・差し戻しを行います。コメントを記載することが可能です。差し戻しの際は、どの承認ステップまで差し戻すかを選択することができます。
通知機能 申請時:最初の承認者へ承認依頼メールが送信されます。
承認時:次の承認者へ承認依頼メールが送信されます。
却下時:申請者へ申請却下メールが送信されます。
差戻時:差戻先へ再申請・再承認メールが送信されます。
決裁完了時:申請者・回覧者へ申請承認メールが送信されます。

運用管理

機能名 内容
役職・担当の管理 役職・担当を管理します。申請経路の承認者として役職を設定した場合、役職に紐づいたユーザーが承認者となります。
申請区分の管理 申請書を種類別に区分に分けて管理します。
申請書ひな型の管理 申請に使用する申請書ひな型を管理します。
ひな型ごとに、申請経路やスプレッドシート申請書やWeb申請書を設定し、ユーザーに公開します。
申請経路の管理 申請書に必要な承認者のステップを管理します。申請経路の承認者として役職・担当を設定する事が可能です。
申請書の管理 申請書の検索、取り消し、削除を行います。申請書情報のエクスポート、スプレッドシートのダウンロードも行うことできます。

システム管理

機能名 内容
運用管理者の管理 ワークフローの運用管理者を管理します。
ユーザー・
グループ管理
G Suite で設定されているユーザー・グループ情報を取得します。取得したユーザー・グループの表示・非表示設定を行えます。
管理者設定 スプレッドシート申請書を格納するユーザーを設定します。ここで設定されたユーザーのGoogleドライブにスプレッドシート申請書が格納されます。

Coo Kai Workflow ご利用料金

初期費用
30,000
※上記価格は税抜き価格となります。
月額費用
300/1ID
※上記価格は税抜き価格となります。
※200IDまでは固定料金(60,000円/月)となります。
※別途、申請書の添付ファイル容量に応じた
料金が追加となります。(1企業様当たり、月額750円/1G)