Workflow/ワークフロー

Workflow System

Google Apps の機能を最大限活用した電子申請ツール

Google Appsと連携してスムーズに申請・承認!

Coo Kai Workflowは Google Apps for Work™ (以降、Google Apps)のユーザ・グループと連携して、申請・承認を行うクラウド型のワークフローアプリケーションです。スプレッドシートを使用するため、自由な形式の申請書で運用することが可能です。全ての申請書を1ユーザーの Google ドライブに格納することで、書類を一元管理することができます。また、申請書はスプレッドシート形式で保存されるためローカルドライブの容量も圧迫することはありません。

Coo Kai Workflowの画面について

本サービスには機能別に3つの画面があります。

ユーザー画面

ユーザー画面

使いやすく分かりやすい操作画面で、申請・承認をスムーズに行えます。

運用管理画面

運用管理画面

申請書のひな型管理、申請経路の管理など、ワークフローの運用に必要な機能がそろっています。 スプレッドシートの申請書も運用管理者の方が自由に設定できます。

システム管理画面

Google Appsと連携してスムーズに申請・承認!

システム管理画面では、Google Apps から取得したユーザー・グループの管理や、運用管理者の設定、役職・担当の管理を行います。

本サービスの特徴について

Google インフラの為、拡張性・継続性が優れている(クラウド提供)
Google Apps 上で稼働するサービスであるためスケールアップが容易です。一部のみの限定運用でテストしていただき、のちに全社展開してゆくスタートアップも可能です。また、データは世界各地に分散保管されているため、大規模災害においてもサービス継続提供が可能です。
Google Apps アカウント・グループをそのまま利用可能
本サービス上でのユーザー追加・削除作業は不要です。ワークフローにおいての承認・回覧者はアカウント単位・グループ単位の他に設定した「役職・担当」単位も可能です。
業務に合わせた柔軟な承認経路設定
各承認ステップについて、承認者をアカウント、グループ、役職・担当単位で指定することが可能です。また、全員/誰か一人の承認種別が選択可能です。さらに会社内の全課長を「課長」として登録した場合、申請に対して「最も直属/組織内全員/全員」と承認者を選択することも可能です。
マルチテナント対応(グループ企業ごとに分かれた管理)
各承認ステップについて、承認者をアカウント、グループ、役職・担当単位で指定することが可能です。また、全員/誰か一人の承認種別が選択可能です。さらに会社内の全課長を「課長」として登録した場合、申請に対して「最も直属/組織内全員/全員」と承認者を選択することも可能です。
スプレッドシートによる申請書
スプレッドシートで申請書を作成することができます。運用管理者がエクセルで作成したような紙ベースでの申請書に近い、低学習コストで自由なレイアウトの申請書雛型を準備することができます。
Webインターフェースによる申請書
Webインターフェース形式の申請書にも対応致しました。ラベル、テキストボックス、日付入力等の部材を組み合わせて申請書を作成することが可能となります。また、APIにより連携したマスタデータとの連携が可能です。(後述)
APIによる外部システム連携が可能
以下のAPIを公開しております。※APIアクセスには認証が必要 ・(マスタ)CSVアップロード ・申請書データ取得(対象データリスト取得+データ取得の2段階) オンプレミス環境を含め、お客様社内システムとの連携が可
ワークフロー外部から直接申請画面へリンク可能
通常、申請時に申請情報を入力するまでに2ステップ必要となりますが、申請書ひな型単位で存在する申請用URLを Google サイト等に貼り付けることにより、1ステップで申請画面へジャンプすることが可能となります。

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