重要メールを見逃さない！Power Automateで簡単に作れるTeamsへの通知フロー

「大事なメールに気づくのが遅れてしまった…」そんな経験はありませんか？Power Automateを使えば、メールを受信したタイミングでTeamsに自動通知を送ることができます。本記事では、Power Automateのテンプレートを使って、メール通知をTeamsに自動転送する方法を紹介します。

Power Automateとは？

Power Automateは、Microsoftが提供する業務自動化ツールです。プログラミングやITの専門知識がなくても、クリック操作だけでメールやTeamsなどの連携が設定できます。フローは自分で作成することもできますが、すぐに使えるテンプレートが豊富に用意されているため、日々の繰り返し作業を簡単に自動化し、業務の効率化と時間の節約を実現することができます。

フローの作成方法

今回は一例として、【件名に「重要」と入っているメールが届いたらグループチャットで通知する】というフローを作成していきます。他の活用事例はブログの最後にご紹介いたします！

1．Power Automate を開いたら左上の[テンプレート]をクリックします。

2．テンプレートの検索ボックス（①）に「Teams」（もしくはOutlook）と入力して検索します。そして、[Office 365 Outlook にメールが届くと Microsoft Teams にメッセージを投稿する]（②）というテンプレートをクリックします

3．画面下部にOutlookとTeamsの接続先が表示されます。自分のメールアドレスが表示されていることを確認し、緑のチェックマークが出ていたら[続行]をクリックします。
※初回はサインインが必要です

4．テンプレート内[条件]のプルダウンをクリックし、フロー全体を確認します。
・トリガー（きっかけ）：Outlookで新しいメールを受信したとき・アクション（実行する内容）：Teamsでチャットやチャネルにメッセージを送信する※以下画面は日本語に翻訳して表示しています※[戻る]の右横がフローの名称なので、任意で変更することも可能です

5．[新しいメールが届いたとき（V3）]をクリックし、[フォルダ]から対象にしたいフォルダを選びます。（デフォルトで[受信トレイ]になっています）

6．[条件]をクリックし、どのような状況でTeamsにメッセージを送信するかを決定します。今回のケースに沿って、左の値には③の雷マークをクリックして[件名]を挿入し、真ん中は[含む]、右の値に「重要」とテキストで直接入力し、④のような状態にします。

7．[チャットまたはチャネルにメッセージを投稿する]をクリックし、⑤の投稿者・投稿先・グループチャットもしくはチャネルを各項目のプルダウンから選択します。⑥のメッセージ欄には、Teamsに通知する際に含めたい内容やメッセージを記載し、右上の[保存]でフローを保存します。
※今回の場合は、差出人と件名を追加していますが、他にも宛先や本文等が選択できます※「詳細パラメータ」が表示されている場合は[すべてクリア]をクリックして削除してください

8．保存されると同時にフローが実行されるようになります。今回の場合、件名に「重要」と含まれるメールが届くと、指定したグループチャットに指定した形式でメッセージが届きます。

活用するうえでのポイント

■メールの見逃し防止に
重要なメールをリアルタイムでTeamsに通知することで、対応漏れを防ぐことができます。通知内容に本文や添付ファイル名などを追加することで、チャットを確認するだけでも内容を簡単に把握することも可能です。

■チームでの情報共有に
グループチャットはもちろん、チャネルへの通知（投稿）も可能なので、チーム全体での情報共有が簡単に行えます。お客様からのメールアドレス等を指定することで宛先に含まれていない場合でも、通知設定により内容を確認できます。

■Copilotとの連携でより簡単に
Microsoft EdgeでPower Automateを開きながら作業をすると、条件の設定や通知文の作成に迷ったときにCopilot Chatに聞きながら作成を進めていくことができます。

まとめ

本記事では、Power Automateを使ったメールの自動通知機能についてご紹介いたしました。ピーエスシーではMicrosoft製品の利活用支援を行っておりますので、ご希望の場合はぜひお問合せください！

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