CopilotでPDFをスマートに扱う！業務効率を高める5つの活用術

PDFファイルは業務に欠かせない存在ですが、実際にはその扱い方に課題を感じている方も多いのではないでしょうか。情報の検索や内容の把握に時間がかかったり、複数ファイルの統合・分割に手間がかかったりするなど、業務効率に影響を及ぼすケースも見受けられます。本記事では、Copilotを活用してPDFファイルをより効率的に扱う方法をご紹介いたします。

CopilotでPDF業務の効率化を実現する5つの活用術

まず、Copilot ChatにPDFをアップロードする方法には、主に2つのパターンがあります。
①ローカルフォルダ（パソコン内）に保存されているPDFを直接アップロードする方法
②クラウド上（OneDriveやSharePointなど）に保存されているPDFをアップロードする方法
クラウド上のファイルについては、ファイルのリンクをコピーしてCopilot Chatに貼り付けるだけでもアップロードが可能です。
※PDFの作成方法やファイル名によっては、Copilotがうまく内容を読み取れない場合があります。その際は、Copilotの回答内容を確認しながら指示を工夫することで、より正確な結果が得られることがあります。

1．要約・内容理解を一瞬で
CopilotにPDFをアップロードするだけで、長文資料の要点を簡潔にまとめてくれます。会議前の資料確認や初見の文書の理解にかかる時間を、大幅に短縮できます。

▼おすすめプロンプト・「この資料（PDF）を200文字程度で要約してください」・「この資料のポイントを3つにまとめてください」・「この資料は契約書です。重要な条項を教えてください」

2．必要な情報だけを抽出
PDF内の表、数値、キーワードなどをピンポイントで抽出可能です。手作業での検索やコピー＆ペーストの手間を省き、必要な情報を正確かつ迅速に取得できます。

▼おすすめプロンプト・「このPDFに含まれる売上データを一覧にしてください」・「“納期”という単語が出てくる箇所をすべて教えてください」・「この資料に記載されている地名をすべて抽出してください」

3．PDFファイルの結合
複数のPDFをCopilotにアップロードしまとめてほしいと指示するだけで、統合されたPDFが生成されます。指示を出すだけで自動処理されるため、面倒な手作業は不要です。
※2025年10月現在、こちらの機能を使用する際はPDFのファイル名を半角英数字にする必要があります。

▼おすすめプロンプト・「この2つのPDFを1つのファイルにまとめてください」・「アップロードしたPDFを順番通りに結合してください」

4．PDFファイルの分割・抽出
ファイルをアップロードして必要なページを指定するだけで、別ファイルとして保存できます。不要な情報を省いて、必要な箇所だけを効率よく共有・保存できる機能です。
※2025年10月現在、こちらの機能を使用する際はPDFのファイル名を半角英数字にする必要があります。

▼おすすめプロンプト・「このPDFの2枚目だけを新しいPDFとして抽出してください」・「このPDFの1〜3ページ目を抜き出して、別ファイルとして保存してください」

5．英語などのPDFをアップロードし、「日本語に翻訳して」と指示することで、全文または一部の翻訳が可能です。専門用語を含む資料でも、正確かつスピーディに内容を把握できます。

▼おすすめプロンプト・「このPDFを日本語に翻訳して要約してください」・「このPDFの3ページ目だけを日本語にしてください」

業務での活用シーンの例

■営業部門：契約書や提案書の確認・共有
・課題：契約書の要点把握に時間がかかり、見落としが発生しやすい
・Copilot活用：PDFをアップロードし、重要な条項や要点を抽出するよう指示する
・効果：資料確認の時間を短縮でき、社内共有もスムーズに！

■管理部門：月次報告書の整理・統合
・課題：複数の報告書を手作業で統合するのに手間がかかる
・Copilot活用：複数のPDFをまとめるよう指示することで、自動で統合できる
・効果：資料作成の効率が上がり、ミスの防止にもつながる！

■人事・教育部門：マニュアルや研修資料の要約・抽出
・課題：長文のマニュアルや研修資料から、必要な情報だけを抜き出す作業に時間がかかる
・Copilot活用：PDFの要約や特定項目の抽出を指示することで、必要な情報を効率的に収集できる
・効果：資料の要点を短時間で把握できるため、研修準備の負担が軽減され、情報の伝達も均一化！

■法務部門：契約書のリスクチェック・翻訳
・課題：英文契約書の確認に時間がかかり、リスクの見落としが懸念される
・Copilot活用：翻訳やリスクのある条項の抽出を指示することで、内容を把握できる
・効果：確認作業の精度が上がり、法務リスクの軽減につながる！

まとめ

本記事では、Copilotを活用したPDFファイルの効率的な扱い方についてご紹介いたしました。ピーエスシーではCopilotの活用支援を行っておりますので、ご希望の場合はぜひお問合せください！

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