Teamsをもっと使いやすく！日々のストレスを減らす推奨設定3選

Microsoft Teams、多くの企業で使われているチャット・会議ツールですが、初期設定のまま使っていると、日々の業務の中で「ちょっとした使いづらさ」を感じることもあるのではないでしょうか。実は、Teamsは設定を少し見直すだけで、誤操作を防げたり集中しやすくなったりと、日々のストレスを大きく減らすことができます。今回は、ユーザー単位ですぐに設定できて効果を実感しやすい3つの設定をご紹介いたします。

Enterキーでの誤送信を防ぐ（メッセージ送信方法の変更）

Teamsのチャットでは、初期設定のままだと Enterキーを押すだけでメッセージが送信されます。そのため、文章を書いている途中で誤って送信してしまう、改行したつもりが送信されてしまい、慌てて取り消した・修正した経験がある方も多いのではないでしょうか。そこで、メッセージ送信を 「Ctrl + Enter」 に変更することで、Enterキーは改行専用になり、誤送信を防ぐことができます。

▼設定方法
1. Teams画面右上の[・・・]から、[設定]→[チャットとチャネル]をクリックします。
2. 画面をスクロールして「メッセージを書き込むときは、Enterキーを押して」の箇所に進み、[新しい行を開始します（送信するには[送信]を選択するか、Ctrl＋Enterを使用します）。]を選択します。

3. メッセージを送信するときは、[送信]（飛行機のアイコン）をクリックするか、メッセージが入力された状態でCtrlとEnterを同時に押すことで送信できます。

会議中・通話中は通知をオフにする

オンライン会議中にチャットや通知が次々と表示され、画面共有中に意図せずチャット内容が他の参加者に見えてしまった、そんなヒヤッとした経験はありませんか？Teams では、会議中・通話中だけ通知をオフにする設定が用意されており、画面共有を行う場面でも安心して利用することができ、会議への集中力も高まります。

▼設定方法
1. Teams画面右上の[・・・]から、[設定]→[通知とアクティビティ]をクリックします。
2. 画面をスクロールして「表示する」の箇所に進み、[通話中と会議中に通知を表示にする]をオフにします。

3. Teams会議中に画面を共有していても、チャットの通知が表示されなくなります。

Word・Excel・PowerPoint を常に「デスクトップアプリ」で開く

Teams 上でファイルを開くと、ブラウザー版や Teams 内表示で開かれることがあります。
しかし、操作に慣れていない場合や、高度な編集がしづらいと感じる場合は、あらかじめ常にデスクトップアプリで開く設定にしておくことがおすすめです。

▼設定方法
1. Teams画面右上の[・・・]から、[設定]→[ファイルとリンク]をクリックします。
2. 画面をスクロールして「Word、PowerPoint、Excel ファイルを常に以下で開く:」の箇所に進み、[デスクトップ]を選択します

3. Teamsで共有されたWord、PowerPoint、Excelファイルをクリックすると、デスクトップアプリで開かれるようになります。

まとめ

今回ご紹介した3つの設定はどれも数分で変更できるものですが、日々の業務への影響は非常に大きいポイントです。毎日使用するTeamsをより使いやすく変えていくために、本記事を参考にまずは気になる設定から一つずつ見直してみてください。

なお、ピーエスシーではMicrosoft製品の利活用支援を行っておりますので、ご希望の場合はぜひお問い合わせ下さい！

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